Spedycja Warszawa prowadzi działalność, która podlega określonym procedurom. Jedną z nich jest konieczność podpisania z klientem odpowiedniej umowy, która nazywamy umową spedycyjną. Określa ona bardzo wiele istotnych warunków, które dotyczą współpracy Spedycja Warszawa z klientem. Przede wszystkim jasno i wyraźnie określa się strony, które zawierają umowę. Klienta nazywamy zleceniodawcą, natomiast spedycja Warszawa określana jest jako spedytor. Następnie wymienione zostają szczegółowo wszystkie usługi, które będą wchodziły w skład danego zlecenia. Najczęściej dotyczą one wysyłania i odbierania paczek, jak również załatwiania wszelkich niezbędnych formalności. Spedycja Warszawa podejmuje się również ubezpieczyć towar oraz opiekować się nim w czasie całego transportu. To po jej stronie leży również sporządzenie całej i kompletnej dokumentacji, która związana jest z omawianą tu usługą transportową. W umowie spedycyjnej określa się również bardzo jasno czas, w jakim firma spedycyjna musi wykonać dane zlecenie. Bardzo ważną kwestią, która również zostaje zapisana w umowie spedycyjnej jest kwota wynagrodzenia, jakie spedytor otrzyma za należyte wykonanie swoich usług. Spedycja Warszawa wystawia fakturę, na podstawie której zostaje później dokonana płatność.